Sau khi tìm được văn phòng phù hợp, thì điều quan trọng nhất là một bản hợp đồng thuê văn phòng với những điều khoản đảm bảo hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý tòa nhà, đặc biệt là phải đảm bảo thủ tục pháp lý theo yêu cầu của Nhà Nước. Sau đây là hợp đồng pháp lý khi thuê văn phòng:
Hình ảnh một văn phòng làm việc điển hình.
1. Đối tượng hợp đồng:
Đối tượng của hợp đồng là văn phòng và phải được mô tả số liệu chính xác về vị trí tầng, chiều dài, chiều rộng, diện tích (diện tích sử dụng chung và riêng), trang thiết bị (nếu có).
2. Pháp lý của bất động sản cho thuê:
Cần xác định tòa nhà sắp thuê phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu về pháp lý và có chức năng cho thuê theo điều kiện được quy định trong Luật Nhà ở 2014.
3. Tư cách hợp pháp của bên cho thuê:
Căn cứ theo các quy định của Luật Nhà Ở và Luật kinh doanh bất động sản, việc giao dịch và kinh doanh bất động sản, nhất là các bất động sản thuộc các dự án nhà ở xã hội (bao gồm các tòa nhà có văn phòng cho thuê) thì Bên cho thuê phải là chủ đầu tư. Trong trường hợp Bên cho thuê không phải là chủ đầu tư mà chỉ là công ty quản lý, công ty con hoặc đơn vị cho thuê lại… thì phải có văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng thuê tòa nhà có bao gồm điều khoản có quyền cho thuê lại.
Căn cứ theo các quy định của Luật Nhà Ở và Luật kinh doanh bất động sản, việc giao dịch và kinh doanh bất động sản, nhất là các bất động sản thuộc các dự án nhà ở xã hội (bao gồm các tòa nhà có văn phòng cho thuê) thì Bên cho thuê phải là chủ đầu tư. Trong trường hợp Bên cho thuê không phải là chủ đầu tư mà chỉ là công ty quản lý, công ty con hoặc đơn vị cho thuê lại… thì phải có văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng thuê tòa nhà có bao gồm điều khoản có quyền cho thuê lại.
4. Thời hạn thuê:
Các công ty thường chưa muốn thuê lâu dài tại một địa điểm, tuy nhiên nhiều toà nhà văn phòng hiện nay không đáp ứng nhu cầu khách thuê với thời hạn ngắn hơn một năm. Vì vậy, các bên cần thống nhất thời hạn thuê hợp lý cho cả hai bên, đồng thời quyết định thời gian cho sự di chuyển sau khi hết hợp đồng bên cạnh thời hạn cho thuê.
Các công ty thường chưa muốn thuê lâu dài tại một địa điểm, tuy nhiên nhiều toà nhà văn phòng hiện nay không đáp ứng nhu cầu khách thuê với thời hạn ngắn hơn một năm. Vì vậy, các bên cần thống nhất thời hạn thuê hợp lý cho cả hai bên, đồng thời quyết định thời gian cho sự di chuyển sau khi hết hợp đồng bên cạnh thời hạn cho thuê.
5. Cách tính giá thuê và diện tích văn phòng:
Hình một văn phòng trống
Cần xác định giá mà các bên thỏa thuận đã bao gồm những gì và không bao gồm những gì cần được nêu rõ ở từng khoản khác nhau.
Nhiều hợp đồng thuê đưa ra giá thuê nền chung tính theo mỗi mét vuông. Mức giá này có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi nó bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng được, chẳng hạn như hành lang và thang máy. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả. Đôi khi một không gian nhỏ hơn một chút với giá tính trên mét vuông cao hơn một chút lại có thể hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn, vì không gian đó được bố trí hợp lý hơn và có giá trị sử dụng cao hơn.
Nhiều hợp đồng thuê đưa ra giá thuê nền chung tính theo mỗi mét vuông. Mức giá này có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi nó bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng được, chẳng hạn như hành lang và thang máy. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả. Đôi khi một không gian nhỏ hơn một chút với giá tính trên mét vuông cao hơn một chút lại có thể hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn, vì không gian đó được bố trí hợp lý hơn và có giá trị sử dụng cao hơn.
6. Đặt cọc:
Tiền cọc thuê văn phòng
Trong một thời gian ngắn Bên Thuê không thể ngay lập tức chuyển vào văn phòng mới. Do đó, để giữ lại vị trí thuê cũng như ràng buộc đối với chủ đầu tư thì việc đặt cọc là vô cùng cần thiết. Điều lưu ý ở đây là Bên Thuê cần cân nhắc chính xác thời gian cho việc di chuyển sang văn phòng mới để đặt cọc cho vị trí mới của mình. Nếu trong thời hạn đặt cọc mà bất cứ bên nào vi phạm việc thực hiện hợp đồng như Bên Cho Thuê cho người khác thuê hay Bên Thuê không đến thuê theo thỏa thuận thì đều có thể áp dụng quy định phạt cọc đối với bên có hành vi vi phạm.
7. Vấn đề chi phí và hư hỏng:
Ngoài các khoản phí đã bao gồm trong giá thuê, Bên Cho Thuê không phải chi trả các khoản phí nào để phục vụ việc thuê văn phòng của Bên Thuê.
Về vấn đề hư hỏng, nếu hư hỏng xuất phát từ việc kết cấu của văn phòng hay các lỗi kỹ thuật của các thiết bị bao gồm theo giá thuê văn phòng (nếu có) sẽ do Bên Cho Thuê có trách nhiệm đảm bảo sửa chữa và bảo trì. Tuy nhiên, mọi hư hỏng xuất phát từ những tác động của Bên Thuê trong quá trình thuê văn phòng, Bên Thuê phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Ngoài các khoản phí đã bao gồm trong giá thuê, Bên Cho Thuê không phải chi trả các khoản phí nào để phục vụ việc thuê văn phòng của Bên Thuê.
Về vấn đề hư hỏng, nếu hư hỏng xuất phát từ việc kết cấu của văn phòng hay các lỗi kỹ thuật của các thiết bị bao gồm theo giá thuê văn phòng (nếu có) sẽ do Bên Cho Thuê có trách nhiệm đảm bảo sửa chữa và bảo trì. Tuy nhiên, mọi hư hỏng xuất phát từ những tác động của Bên Thuê trong quá trình thuê văn phòng, Bên Thuê phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
8. Vấn đề chuyển nhượng:
Cần lường trước rằng, trong tương lai có thể một trong hai bên có nhu cầu chuyển nhượng lại Hợp đồng Thuê văn phòng với một Bên thứ ba. Do đó, điều điều khoản về việc chuyển nhượng này có được Bên còn lại chấp nhận hay không và nếu chấp nhận thì cần phải kèm theo những điều kiện gì (Giá, thời hạn thuê có thay đổi nếu có, chủ thể, các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên…) cần được làm rõ trong chính hợp đồng này.
Cần lường trước rằng, trong tương lai có thể một trong hai bên có nhu cầu chuyển nhượng lại Hợp đồng Thuê văn phòng với một Bên thứ ba. Do đó, điều điều khoản về việc chuyển nhượng này có được Bên còn lại chấp nhận hay không và nếu chấp nhận thì cần phải kèm theo những điều kiện gì (Giá, thời hạn thuê có thay đổi nếu có, chủ thể, các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên…) cần được làm rõ trong chính hợp đồng này.
